EXPO-Control: цифровой диспетчер выставки для управления всем проектом

Привет, читатели!

Сегодня хочу поделиться идеей сервиса, которая появилась не просто из размышлений о технологиях, а из реального опыта работы с выставочными проектами.

Когда участвуешь в подготовке выставки, со стороны может показаться, что главное — это красивый стенд, оформление и работа с посетителями.

Но за несколько месяцев до открытия начинается настоящая техническая работа:

• десятки экспонентов;
• сотни заявок;
• оборудование;
• мебель;
• электричество;
• монтажные работы;
• документы (договоры, пропуска, письма, акты);
• подрядчики;
• сроки;
• изменения в последний момент.

И чаще всего вся эта информация хранится в обычных гугл таблицах или Excel.

Именно тогда возникает вопрос: А можно ли сделать единый цифровой инструмент, который поможет управлять всей выставкой?

Так появилась идея сервиса "Цифровой диспетчер EXPO-Control".

Проблема обычного Excel

Excel долгое время остаётся главным инструментом многих технических специалистов. В нём можно вести многое: список участников, отмечать номера стендов, прописывать дополнительное оборудование и цены, указывать заявки, статусы выполнения.

Но у такого подхода есть ограничения, когда выставка небольшая — таблица справляется. А если участников становится несколько сотен, появляются сложности:

• несколько сотрудников работают с разными версиями файлов;
• сложно быстро найти актуальную информацию;
• невозможно увидеть общую картину по выставке;
• трудно контролировать сроки;
• информация о проблемах находится только у конкретного человека.

В итоге технический директор становится человеком, который постоянно отвечает на вопросы:

«А это уже заказали?»
«А этому экспоненту установили телевизор?»
«А кто согласовал электричество и розетки?»
«А почему стенд ещё не готов?»
«А эти оплатили?»

Что такое Цифровой диспетчер EXPO-Control

EXPO-Control — это идея цифрового диспетчера выставочного проекта. Это единая система, где организатор, технический директор, застройщики и подрядчики могут работать с одной актуальной информацией.

Главная задача: собрать весь процесс подготовки выставки в одном месте, от первой заявки экспонента до демонтажа стенда.

Как может работать сервис

1. База экспонентов

Вместо таблицы создаётся цифровая карточка участника. Например: Компания: ООО «Пример», Стенд: А25, Площадь: 48 м², Контактное лицо: Иван Петров, Статус: Монтаж завершён

В карточке хранится вся информация: документы, заявки, оборудование, контакты, комментарии, фотографии, логотипы макеты оформления.

Организаторы заходят в личный кабинет сервиса со своим логином и паролем, для экспонентов свой личный кабинет. Каждый видит свое: организатор видит всю выставку, экспонент информацию по своему стенду, застройщики и генеральные застройщики видят информацию по застройке и могут считать необходимое оборудование, бригадир видит фонт работ и направляет монтажников, монтажники видят схему стенда которую нужно собрать и ставят отмету о готовности.

2. Заказ дополнительного оборудования

Обычно экспонент отправляет заявку в электронном письме: «Нужно 5 стульев, стол, телевизор, холодильник». Сотрудник переносит это вручную в таблицу.

В EXPO-Control можно сделать каталог:

Мебель

Стул — 500 ₽
Стол — 3000 ₽
Диван — 12000 ₽

Техника

Телевизор 55″ — 25000 ₽
Холодильник — 8000 ₽

Экспонент самостоятельно выбирает необходимые позиции.

Система автоматически считает стоимость.

3. Контроль выполнения

Одна из самых важных функций. У каждого стенда появляется статус:

🟢 готов
🟡 в работе
🔴 есть проблема

Например: Стенд А25

☑ Конструкция
☑ Электрика
☑ Мебель
🟡 Графика
🔴 Оплата

Технический директор сразу видит, где требуется внимание.

4. Интерактивная карта выставки

Обычный план выставки — это чаще всего PDF.

Но можно сделать интерактивную карту.

Нажимаем на стенд — открывается вся информация: компания; площадь; оборудование; ответственный; статус монтажа.

5. Работа монтажных бригад

Монтажник получает задачи:

Стенд А15

Сегодня:

☑ установить мебель
☑ подключить свет
☐ установить экран

После выполнения можно добавить:

• фотографию;
• комментарий;
• отметку о завершении.

6. Документы в одном месте

Больше не нужно искать письма и файлы. Для каждого участника:

- договор
- план стенда
- заявка на оборудование
- электрические схемы
- документы по безопасности
- список участников
- пропуска