Привет, читатели!
В этой статье и видео расскажу, как организована охрана на выставках и мероприятиях, кто отвечает за безопасность оборудования и почему особенно внимательно нужно относиться к периоду монтажа и демонтажа стендов.
Многие экспоненты, принимая участие в новой выставке, задаются вопросами: Кто охраняет мой выставочный стенд? Можно ли оставить оборудование на ночь? Кто отвечает за сохранность техники и продукции? Нужно ли дополнительно нанимать охрану?
Эти вопросы особенно актуальны для компаний, которые впервые участвуют в выставке или привозят дорогостоящее оборудование, образцы продукции, телевизоры, демонстрационные материалы и другие ценные элементы оформления.
Кто отвечает за охрану на выставке?
В первую очередь необходимо понимать: охрана выставочного комплекса и охрана конкретного стенда — это разные задачи.
Охрана павильона отвечает за общий порядок на территории выставки, ведет контроль входов и выходов и предотвращение несанкционированного доступа людей и транспорта, соблюдение правил проведения мероприятия.
Но нужно понимать что сотрудники охраны не могут постоянно находиться возле каждого стенда. На крупных выставках могут быть сотни экспонентов, поэтому невозможно поставить отдельного охранника возле каждого стенда.
Именно поэтому ответственность за своё оборудование должен понимать сам экспонент.
Охрана стенда во время монтажа выставки
Самый ответственный период — это монтаж выставки. На первый взгляд может показаться, что пока идёт строительство стендов, всё находится под контролем. Но именно в этот момент на площадке находится большое количество людей: монтажники, грузчики, технический персонал, сотрудники подрядчиков, представители разных компаний, .
В это время часто появляются ситуации, когда оборудование остаётся без присмотра. Практика показывает, что именно во время монтажа и демонтажа происходит большое количество случаев потери или кражи оборудования.
Как защитить стенд во время монтажа?
Чтобы снизить риски, рекомендуется:
1. Назначить ответственного сотрудника. Желательно, чтобы во время монтажа на стенде постоянно присутствовал хотя бы один представитель компании. Его задача контролировать завоз оборудования, принимать материалы и следить за подрядчиками.
2. Не оставлять ценное оборудование без присмотра. Даже если стенд находится внутри охраняемого павильона, не рекомендуется оставлять дорогостоящую технику без контроля. Лучше завозить технику ближе к завершению монтажа, убирать ценные вещи после окончания работ, установить на стенде закрывающиеся шкафы и подсобное помещение.
3. Использовать дополнительную охрану при необходимости. Если на стенде находится дорогостоящее оборудование или большая экспозиция, можно заказать дополнительную охрану (индивидуальный пост возле стенда). Это особенно актуально для крупных промышленных выставок и стендов с дорогим оборудованием.
Охрана во время проведения выставки
После открытия выставки ситуация меняется. Основная задача охраны следить за порядком, контролировать вход посетителей, реагировать на конфликтные ситуации, обеспечивать безопасность участников. Но охрана не занимается постоянным контролем каждого экспоната.
Например, если на стойке лежат небольшие образцы продукции или оборудование доступно посетителям, желательно назначить сотрудника, который будет контролировать стенд.
Охрана во время демонтажа
Многие участники уделяют внимание только монтажу, но демонтаж также является рискованным периодом. После закрытия выставки начинается разборка стендов и вывоз материалов.
На площадке снова появляется большое количество людей и в этот момент важно проверять количество оборудования и не оставлять вещи без ответственного сотрудника.
Практический совет участникам выставок
Если вы впервые участвуете в выставке, заранее продумайте не только дизайн стенда и оборудование, но и вопросы безопасности.
Составьте простой план:
- кто отвечает за стенд;
- кто принимает оборудование;
- кто контролирует монтаж;
- где хранится техника ночью;
- кто отвечает за демонтаж.
Хорошая организация помогает избежать неприятных ситуаций и сохранить оборудование.
Вывод
Охрана выставки обеспечивает безопасность всего мероприятия, но не может контролировать каждый отдельный стенд.
Экспонент должен понимать: сохранность своего оборудования и продукции во многом зависит от правильной организации работы команды.
Особое внимание нужно уделять именно периодам монтажа и демонтажа — это время, когда на площадке больше всего людей и выше риск потери имущества. Грамотная подготовка, назначенный ответственный сотрудник и контроль оборудования помогут сделать участие в выставке безопасным и комфортным.
