Привет, читатели!
В данной статье я хочу поговорить с вами на тему самостоятельной застройки выставочного стенда.
Давайте разберёмся, с чего всё начинается.
После принятия решения об участии в выставке необходимо учитывать, что кроме аренды выставочной площади появятся дополнительные расходы на застройку стенда. Без этого практически невозможно принять участие в мероприятии.
Конечно, бывают небольшие выставки, где в стоимость аренды уже включена застройка стандартного стенда небольшой площади, например до 6 кв. м. Обычно это базовая комплектация: стены, фризовая панель, освещение, стол и стулья.
После подписания договора с организаторами на аренду выставочной площади участнику необходимо определиться с одним из главных вопросов: кто будет заниматься строительством выставочного стенда?
Большинство участников с небольшими площадями заказывают стандартные выставочные стенды у генерального застройщика через организаторов мероприятия.
Стандартный стенд можно заказать сразу при подписании договора или позже — после аренды необорудованной выставочной площади и подачи технической заявки на застройку.
Компании с большими площадями чаще выбирают другой вариант — заказывают индивидуальную или эксклюзивную застройку у специализированных выставочных компаний.
Такой вариант позволяет создать уникальный стенд, который полностью соответствует фирменному стилю компании и задачам участия в выставке.
Некоторые участники имеют собственные брендированные или тематические выставочные стенды, которые используют на разных мероприятиях.
С точки зрения экономии бюджета это может быть достаточно хорошим решением, особенно если компания регулярно принимает участие в выставках.
Ещё один вариант — самостоятельная застройка выставочного стенда.
Такая ситуация может возникнуть, если компанию не устраивает внешний вид или комплектация стандартного стенда, но бюджета на эксклюзивную застройку недостаточно.
В этом случае участник может самостоятельно заняться изготовлением и оформлением своего стенда.
Если компания планирует выполнять застройку собственными силами, например с помощью своих сотрудников, необходимо заранее сообщить об этом организаторам выставки.
Это необходимо для того, чтобы организатор согласовал данный вопрос с техническим отделом и представителями выставочной площадки, где проходит мероприятие.
Для начала самостоятельной застройки необходимо предоставить организаторам гарантийное письмо на фирменном бланке компании.
В данном письме участник подтверждает, что берёт на себя ответственность за проведение монтажных работ, безопасность конструкции и возможный ущерб, который может возникнуть во время монтажа, проведения выставки или демонтажа стенда.
Пример письма:
Гарантийное письмо
Участник выставки «_____________» № стенда _____, павильон «_______» самостоятельно застраивает свой стенд и гарантирует надежность и устойчивость стенда на выставке, берет на себя полную ответственность и гарантирует возмещение нанесённого ущерба в случае разрушения конструкции или отрыва каких-либо элементов стенда во время монтажа, проведения выставки и демонтажа.
Генеральный директор
__________________/___________________/ «___» _____________ 20___ года
Кроме гарантийного письма, необходимо предоставить дополнительные материалы:
- 3D-визуализацию выставочного стенда;
- чертежи и техническую документацию;
- информацию об используемых конструкциях и материалах;
- сертификаты противопожарной обработки (если требуются);
- описание элементов, из которых будет состоять стенд.
После получения всех необходимых документов организатор направляет информацию на согласование выставочной площадке. Если проект соответствует требованиям мероприятия и правилам безопасности, участнику предоставляется возможность самостоятельно выполнить застройку.
Как видите, процедура согласования самостоятельной застройки не является сложной. Главное — заранее подготовить необходимые документы и соблюдать требования выставочной площадки.
Есть небольшой нюанс: на крупных выставках организаторы могут дополнительно потребовать использовать ковровое покрытие или другое защитное покрытие во время монтажа. Это необходимо для защиты напольного покрытия выставочного павильона.
Самостоятельная застройка может стать хорошим вариантом для компаний, которые имеют опыт, собственные материалы или хотят оптимизировать расходы на участие в выставке. Но важно понимать, что выставочный стенд — это не только внешний вид. Необходимо учитывать безопасность конструкции, технические требования площадки и удобство работы сотрудников во время мероприятия.
Вот, в принципе, и всё, о чём я хотел с вами поговорить и рассказать, в чём заключается самостоятельная застройка выставочного стенда.
Благодарю за внимание!
