Здравствуйте! С вами Сергей Бабко.
Организатор подтвердил участие вашей компании в выставке. Площадь выбрана, впереди подготовка стенда, продукции и команды. С чего начать, чтобы не обнаружить за несколько дней до открытия, что пропуска не оформлены, электричество не заказано, а клиенты не знают о вашем участии?
Начните с общего плана. В нём должны быть конкретные задачи, сроки и ответственные. Ниже разберём, что включить в этот план и какие вопросы задать организатору.
Получите документы и контакты организатора
Запросите руководство участника, технический регламент, актуальный план павильона и доступ в личный кабинет экспонента, если он предусмотрен. Проверьте номер стенда, площадь и открытые стороны. Эти данные понадобятся застройщику, логисту и сотрудникам, которые готовят анонсы.
Сохраните контакты менеджера выставки и технического отдела. Уточните, кому направлять вопросы по застройке, подключениям, пропускам, доставке и рекламным материалам. Не всегда один менеджер отвечает за всё.
Проверьте, что входит в стоимость участия
Сопоставьте заказанный пакет с реальными потребностями компании. Арендованная площадь сама по себе не означает, что у вас уже есть готовый стенд, мебель и электропитание.
Если заказана стандартная застройка, уточните её комплектацию: стены, покрытие пола, фризовая надпись, светильники, розетка, стол и стулья. Проверьте количество каждой позиции. Всё, чего не хватает для работы, внесите в отдельный список.
Составьте общий бюджет подготовки. Помимо стенда, в него могут войти печать, аренда оборудования, доставка, разгрузка, поездка сотрудников и дополнительные услуги площадки.
Соберите все сроки в одном календаре
Выпишите из документов даты подачи заявок, согласования проекта, передачи макетов и оформления пропусков. Отдельно отметьте монтаж, время завоза экспонатов, открытие и демонтаж.
У каждой задачи должны быть ответственный и подтверждение выполнения. Например, «заявка на электричество отправлена» и «подключение подтверждено» обозначают разные этапы.
Уточните, до какой даты действуют базовые расценки и принимаются изменения. Условия поздних заказов зависят от конкретной выставки, поэтому ориентируйтесь на её документы.
Определите, зачем компания участвует
Выберите задачи, ради которых команда едет на выставку: показать новинку, найти дилеров, встретиться с действующими клиентами или собрать запросы на расчёт. Это поможет решить, какие образцы везти и как организовать стенд.
Заранее договоритесь, что считать результатом. Например, встречу с потенциальным партнёром, запрос коммерческого предложения или согласованную демонстрацию после выставки. Простое количество собранных визиток не расскажет, насколько полезными были разговоры.
Подготовьте стенд и перечень экспонатов
Составьте список продукции с размерами, весом и условиями демонстрации. Передайте его застройщику до утверждения планировки. Для работающего оборудования укажите необходимые подключения и особенности эксплуатации.
На плане разместите экспонаты, витрины, стойку, переговорную зону и место хранения. Проверьте, где будут стоять посетители и как сотрудники смогут доставать образцы. Оставьте свободным вход на стенд.
Если привлекаете своего подрядчика, уточните у организатора порядок допуска застройщика и согласования проекта. Не отправляйте стенд в производство, пока существенные технические вопросы остаются открытыми.
Закажите необходимые услуги
Соберите потребности команды и оборудования в одну заявку. Проверьте, нужны ли дополнительные розетки, освещение, интернет, экран, мебель, вода или сжатый воздух.
По электричеству передайте специалисту перечень приборов и режим их одновременной работы. Согласуйте мощность и расположение подключений. Для холодильника или другого оборудования, которое нельзя отключать на ночь, отдельно уточните условия круглосуточного питания.
Сохраните подтверждения заказов и согласованные схемы. Они пригодятся на монтаже, если возникнут вопросы по комплектности или месту подключения.
Расскажите об участии в выставке
Не откладывайте анонс до дня открытия. Расскажите об участии на сайте компании, в социальных сетях и в рассылке для своей аудитории. Пригласите подписчиков, клиентов, партнёров и поставщиков.
В анонсе укажите:
- название выставки, даты и место проведения;
- павильон и номер вашего стенда;
- какую продукцию или новинки вы покажете;
- что посетитель сможет обсудить, посмотреть или попробовать;
- ссылку на регистрацию и промокод, если их предоставил организатор;
- контакт для записи на встречу.
Вместо общего «ждём всех» дайте человеку конкретный повод приехать. Например, возможность сравнить образцы, увидеть оборудование в работе или обсудить поставку с техническим специалистом.
Запросите у организатора баннеры, логотип выставки и правила их использования. Передайте ему новости вашей компании и информацию о демонстрациях на стенде: возможно, их включат в материалы мероприятия.
Когда участники рассказывают о выставке своей аудитории, они помогают организаторам привлекать дополнительных посетителей. Среди ваших подписчиков и партнёров могут быть люди, которые ещё не планировали поездку, но заинтересуются конкретной встречей или продуктом.
Ближе к открытию напомните об участии, покажите маршрут к стенду и уточните программу демонстраций. Проверьте, что во всех публикациях указаны актуальные данные.
Назначьте встречи заранее
Одного публичного анонса недостаточно для важных переговоров. Напишите ключевым клиентам и партнёрам лично через привычный рабочий канал. Предложите время и коротко обозначьте тему встречи.
Ведите общий график, доступный сотрудникам стенда. Оставляйте время между переговорами и резерв для посетителей без записи. Если нужный специалист будет на выставке только один день, сообщите об этом приглашённым заранее.
Организуйте доставку и обратный вывоз
Уточните порядок въезда, оформления документов на ввоз и бронирования разгрузки. Передайте перевозчику адрес грузового въезда, временной интервал и телефон человека, который встретит машину.
Проверьте, кто разгружает товар, нужна ли специальная техника и где будет храниться пустая упаковка. Подпишите коробки так, чтобы команда быстро находила образцы и расходные материалы.
Обратную доставку тоже согласуйте до выставки. Назначьте ответственного за упаковку, сверку имущества и передачу груза перевозчику после завершения мероприятия.
Подготовьте команду и материалы
Оформите пропуска и распределите роли: кто встречает посетителей, кто проводит демонстрации, кто обсуждает цены и условия поставки. Составьте график с перерывами, чтобы стенд не оставался без сотрудников.
Подготовьте короткую презентацию компании, актуальные каталоги и ответы на частые вопросы. Проверьте ролики, ссылки и QR-коды. Для материалов, которые нужны постоянно, сохраните доступную без интернета копию.
Заранее определите, где записывать запросы посетителей. Помимо контакта, фиксируйте интересующий продукт, задачу клиента и обещанный следующий шаг. Назначьте сотрудников, которые продолжат общение после выставки.
Проверьте готовность до открытия
Перед выездом сверьте документы, пропуска, доставку, оборудование и расписание команды. Соберите в одной папке проект стенда, подтверждения услуг и телефоны ответственных.
На площадке примите стенд у застройщика, проверьте графику, мебель и работу заказанного оборудования. Запустите презентацию и проведите пробную демонстрацию продукции. Оставьте время на исправления до прихода посетителей.
После подтверждения участия полезнее всего сразу назначить координатора подготовки и собрать общий календарь. Тогда у каждого вопроса будет ответственный, а у команды останется время подготовить и сам стенд, и встречи, ради которых вы участвуете в выставке.
