Привет, читатели!
В этой статье расскажу, какие документы необходимы для въезда на выставочную площадку во время монтажа стенда, зачем оформляются письма на ввоз оборудования и почему нельзя забывать про правила вывоза после окончания мероприятия.
Многие компании, которые впервые принимают участие в выставке, думают только о дизайне стенда, оборудовании и подготовке экспозиции.
Но кроме самой конструкции стенда необходимо заранее решить организационные вопросы:
- оформить пропуска для сотрудников;
- получить разрешение на въезд транспорта;
- подготовить письма на ввоз оборудования;
- оформить документы для вывоза после окончания работ.
Без правильно оформленных документов попасть на площадку во время монтажа может быть невозможно.
Монтаж, выставка и демонтаж — это разные этапы мероприятия
При организации выставки необходимо понимать, что мероприятие состоит из нескольких разных периодов:
1. Монтаж выставки. Это период, когда строятся выставочные стенды, завозится оборудование и устанавливается мебель, выполняются технические работы. В этот период действуют одни правила доступа на площадку.
2. Проведение выставки. После открытия мероприятия правила меняются доступ получают посетители и участники, работают зоны регистрации и действует другой режим безопасности.
3. Демонтаж выставки. После окончания выставки начинается обратный процесс разбор стендов, упаковка оборудования и вывоз материалов. Для этого также требуются разрешения и контроль.
Зачем нужно письмо на ввоз оборудования?
Письмо на ввоз оборудования — это документ, который позволяет экспоненту официально завезти материалы и оборудование на территорию выставочного комплекса. В нём обычно указывается: название компании, номер стенда и название выставки, список ввозимого оборудования с указанием количества единиц, также указаны данные автомобиля (данные водителя или ответственного лица и госномер авто).
Главная задача такого документа — контроль движения имущества. Охрана выставочной площадки должна понимать: что именно было ввезено на территорию и что должно быть вывезено после окончания мероприятия.
Почему нельзя просто вывезти оборудование?
После завершения выставки охрана осуществляет контроль вывоза. Это необходимо для того, чтобы участники или подрядчики не могли вывезти оборудование, которое не было заявлено, например компания завезла: 2 монитора, 1 стойку, рекламные материалы, выставочное оборудование.
При выезде проверяется, что именно покидает территорию выставочного комплекса.
Реальный случай из практики
За время работы техническим директором выставок я сталкивался с разными ситуациями. Один из случаев показал, насколько важен контроль вывоза оборудования. После окончания работ один из подрядчиков попытался вывезти больше количество инструментов, которые не были указаны в документах на ввоз. Расчёт был простой: предполагалось, что на выезде никто внимательно проверять не будет.
Однако сотрудники охраны обратили внимание, что в письме на ввоз отсутствовала информация об этих инструментах. В результате транспорт задержан и была вызвана полиция для дальнейшего разбирательства.
Этот случай показывает, что письма на ввоз и контроль вывоза — это не формальность, а реальный механизм защиты имущества участников выставки.
Какие пропуска могут понадобиться на выставке?
В зависимости от правил конкретной площадки могут потребоваться:
Пропуск для сотрудника. Позволяет находиться на территории выставочного комплекса во время монтажа и демонтажа.
Пропуск на автомобиль. Необходим для въезда грузовых машин и легковых автомобилей экспонентов с оборудованием.
Пропуск на оборудование. Подтверждает право ввоза и последующего вывоза материалов.
Что нужно сделать заранее перед монтажом?
Чтобы избежать проблем в день монтажа:
- изучить технические правила выставки;
- получить инструкции от организатора;
- оформить пропуска сотрудников;
- подготовить письмо на ввоз оборудования с печатью и подписью руководителя;
- проверить данные автомобиля и водителя;
- сохранить копии документов.
Совет технического директора выставки
Не откладывайте оформление документов на последний день. Самая частая ошибка участников — думать, что главное построить красивый стенд, а документы можно сделать потом. Но именно в день монтажа возникают самые неприятные ситуации, например машину не пропускают на территорию, сотрудника нет в списках, несогласованное оборудование нельзя завезти (взрывоопасное).
Приходится терять время на оформление разрешений!
Хорошая подготовка документов позволяет спокойно пройти монтаж и сосредоточиться на самой экспозиции.
Заключение
Письма на ввоз оборудования и пропуска — это обязательная часть подготовки к выставке. Они нужны не только для доступа на площадку, но и для контроля имущества участников.
Монтаж, проведение выставки и демонтаж — это разные этапы, каждый из которых имеет свои правила. Чем раньше экспонент подготовит документы, тем меньше проблем возникнет во время работы выставочной команды.
